Als je begint met je stamboom, of je bent er al langer mee bezig, dan wil je vaak alle gegevens en documenten bijhouden die ook maar ergens aan je stamboom gelinkt zouden kunnen zijn. Ook als je nu nog niet weet hoe die erin passen. Dat wordt al snel een grote warboel.
Hoe doe je dat op een georganiseerde manier?
Iedereen heeft zo zijn eigen systeem, en dat is logisch, want het moet passen in hoe je denkt en hoe je graag werkt. Misschien kan je wat inspiratie opdoen met hoe ik werk na ca. 25 jaar genealogie. Ik ben ook totaal ongestructureerd begonnen :-)
Geleidelijk aan heb ik systemen, uitgewerkt die voor mij werken. Ik vind het belangrijk dat een systeem eenvoudig genoeg is zodat je het ook daadwerkelijk snel en efficiënt gebruikt, zonder dat je er teveel moet over nadenken. Dat geldt zeker voor het bewaren van informatie in een mappenstructuur. Als je teveel moet nadenken in welke map je nu best iets zou zetten, dan is je systeem te ingewikkeld en zal het niet goed werken. Je hebt niet altijd tijd of zin om veel na te denken op het moment dat je iets wil opslaan. En dan krijg je uiteindelijk toch een map “diverse” waarin je snel vanalles opslaat en chaos creëert.
Dit artikel gaat alleen over onverwerkte ruwe gegevens, alles wat verwerkt is krijgt een andere plek.
Reageer gerust onderaan op dit artikel met bedenkingen, opmerkingen, je eigen aanpak, …
Voor klanten
Als ik voor klanten werk, als professioneel genealoog, is het onderzoek altijd heel gefocust op de opdracht. Ik zoek alleen gericht naar wat ik nodig heb. Als er toch iets bovenkomt dat ik niet kan inpassen maar misschien kan gebruiken in een later stadium van dat onderzoek, dan bewaar ik dat wel. Ik sla het op, ofwel als bestand in de map van die klant ofwel in Aldfaer (mijn genealogische software). Dat wordt dan een vermelding met bron of een link in het notitieveld bij een persoon in het Aldfaer-bestand van die klant. Meestal doe ik dat dan in een “verborgen” commentaar tussen [* *]. Dat komt dan niet in de gegenereerde rapporten terecht.
Het werkt voor gefocust onderzoek op relatief korte termijn, maar dat is geen houdbare methode op lange termijn voor uitgebreid stamboomonderzoek.
Eigen stamboom
Voor mijn eigen stamboom wil ik alles bijhouden wat ik vind over mijn familienaam. Dat kunnen vermeldingen zijn op een website, bidprentjes, documenten waarin iemand vermeld wordt, foto’s, (digitale) krantenknipsels, stukjes stamboom van iemand anders, mogelijk sporen om te onderzoeken, etc.
Sowieso sla ik alles echt op, ook webpagina’s, want je moet er niet op rekenen dat links (URL’s) blijven bestaan op de lange termijn van stamboomonderzoek, ook al beloven ze van wel met permalinks en DOI‘s. Die moeten namelijk nog altijd onderhouden worden, dus op lange termijn loopt dat gegarandeerd ook mis.
Ik heb al lang geleden beslist om alleen digitaal te werken, papieren documenten scan ik altijd in. Dus alles kan een plaats krijgen op de computer.
Voor mijn persoonlijk genealogisch onderzoek heb ik mappen per familienaam op het niveau van mijn grootouders. Dat zijn 5 familienamen, want mijn vaderlijke grootvader is tweemaal gehuwd. Zijn tweede echtgenote is niet mijn biologische grootmoeder, maar wel de enige die ik gekend heb. En zij heeft een familielink met mijn moeder. Het is zelfs door die link dat mijn ouders elkaar ontmoet hebben. Een paar overgrootouderlijke familienamen, waarnaar ik al intensiever onderzoek deed, hebben ook een map.
Elk van die mappen bevat onder meer een vaste onderzoeksgerichte structuur van onderliggende mappen:
- Data personen te plaatsen
- Data recent – niet verwerken
- Data te onderzoeken
- Data lopend onderzoek
- Data verwerkt
Die mappen bevatten alleen de ruwe gegevens: een scan van een rouwbrief, een opgeslagen webpagina, een volledige PDF, een foto van een archiefdocument, ….
Die mappen zijn werkinstrumenten, je bekijkt die regelmatig als je actief bezig bent met onderzoeken, en je verplaats data van de ene naar de andere als dat nodig is.
Op deze manier kan ik na maanden niet aan mijn eigen stamboom te werken toch de draad vrij gemakkelijk weer oppikken.
Wat er precies in die mappen zit lees je hieronder.
Data personen te plaatsen
Als ik persoonsgegevens vind die ik niet kan linken aan iemand die nu in mijn stamboom zit, dan komen die hier te staan.
Data recent – niet verwerken
Hier plaats ik persoonsgegevens en vermeldingen van levende personen, die ik wel kan linken aan mijn stamboom. Maar die gegevens horen vooralsnog niet thuis in de stamboom. Je kan soms heel veel vinden over iemand als je goed zoekt, maar dat hoeft daarom niet allemaal in een publiceerbare stamboom te staan. Het kan wel van pas komen als je ooit een bio of iets dergelijks van iemand wil maken.
Data te onderzoeken
Dit zijn geen persoonsgegevens, maar hints naar ergens (een plaats, een archief, een archiefvormer, een document, …) waarin of via hetwelk ik mogelijk meer stamboominformatie zou kunnen vinden.
Data lopend onderzoek
Als ik verder onderzoek aan het doen ben dat langer duurt dan 1 dag dan verplaats ik de data naar hier.
Ook als ik toevallig iets tegenkom over een reeds gekende en geplaatste persoon en ik heb geen tijd om het meteen in te voeren of te verwerken in mijn stamboom, dan plaats ik het hierin. Daarmee is het ook een soort TODO lijstje. Dat is misschien niet ideaal, maar goed, elk systeem is voor verbetering vatbaar, en elk systeem mag ook evolueren en verbeteren doorheen de tijd.
Data verwerkt
Dit spreekt voor zich. Als ik iets verwerkt heb in mijn stamboom dan verplaats ik het naar deze map. Zo bewaar ik alle ruwe data waarop mijn stamboom en de conclusies die ik maak gebaseerd zijn. Kopieën of extracten van deze data kunnen uiteraard in andere mappen, documenten of in mijn stamboom terechtkomen als bewijsstuk of illustratie.
De afbeelding bij dit artikel is gegenereerd met ChatGPT, met de titel als prompt. Ik heb allen de Engelstalige nonsense titeltjes die erin stonden weggegomd. Als je beter kijkt zie je dat er niet veel aan klopt, maar die verwarring vond ik juist illustratief :-)